Email berbasis SMTP/POP adalah email yang menggunakan server SMTP/POP (Simple Mail Transfer Protocol/Post Office protocol), yaitu komputer server yang dapat mengirimkan email dari pengguna ke alamat email yang dituju dan sebaliknya. Agar dapat menggunakan fasilitas email pada server SMTP?POP, pemakai harus mempunyai account di server SMTP/POP.

Selain itu, pemakai juga harus menggunakan software mail client untuk membaca dan mengirimkan email. Apabila server telah menyediakan layanan Telnet, maka pengguna dapat masuk ke mesin server, kemudian menjalankan software mail client. namun jika server tidak menyediakan layanan telnet, maka pengguna harus memiliki Software mail client yang bisa dipilih pada windows, diantaranya Ms Outlook, ms Outlook Express, pegasus, dan netscape Communicator.

Pada server SMTP/POP, semua email yang dikirim ke pengguna dan telah memiliki account di server akan disimpan di sebuah direkrori. Kemudian saat pengguna menghubungi server, semua email yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke client. Sebaliknya saat pengguna ingin mengirimkan email ke suatu alamat, maka email tersebut akan dikirim ke server SMTP/POP dan selanjutnya diteruskan ke alamat yang dituju.

Agar dapat menggunakan software mail client, pengguna harus melakukan setting beberapa informasi, seperti nama (alalamt IP) server SMTP/POP, nama user (username / user ID), dan password pada server.